KSeF – Krajowy System e-Faktur

Szanowni Klienci Centrum Księgowego Proefekt sp. z o.o.

Ponieważ jestem po kolejnym szkoleniu z KSeF wysyłam do Państwa kilka istotnych informacji.

Poprzednio napisałam, że spółki osobowe i spółki prawa handlowego w celu rejestracji do KSeF (Krajowy System e-Faktur) będą musiały wyrobić tzw. „pieczęć elektroniczną”, której koszt wynosi ok. 1200 zł (a dziś na szkoleniu dowiedziałam się, że cena w niektórych wytwórniach papierów wartościowych sięga nawet do 2000 zł). Pieczęć wyrabia się na 2 lata, a potem należy odnowić, za zapewne nieco mniejszą kwotę, ale nadal znaczącą.

Otóż można uniknąć wyrabiania pieczęci. Wystarczy, że spółka złoży do Urzędu Skarbowego zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskaże reprezentanta spółki do zarządzania KSeF. Zawiadomienie składa się w formie papierowej. Urząd Skarbowy przygotowuje dane do logowania i przekazuje spółce. Rozwiązanie to jest w zupełności wystarczające dla mikro i małych spółek, gdzie nadawanie dalszych uprawnień może dokonać reprezentant spółki.

Druga ważna informacja dla Państwa to, że od 1 lipca 2024 w zasadzie wszystkie podmioty gospodarcze będą musiały mieć założone konta w systemie KSeF (wcześniej nazywałam to roboczo „skrzynki” na faktury, wykładowca dzisiaj nazwał to „szufladami” – więc byłam blisko w nazewnictwie :). Co prawda, od 1 lipca, tylko VATowcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur w systemie KseF (tzn. wystawiania w swoim programie do wystawiania faktur i wysyłce ich do KseF), ale może się zdarzyć, że faktury, które otrzyma podatnik zwolniony z VAT (faktury zakupowe), będzie można pobrać wyłącznie logując się do swojej skrzynki w KSeF. Czyli nawet Ci z Państwa, u których obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest od stycznia 2025 roku, już od lipca 2024 będą musieli mieć założone konto w KSeF (roboczo tzw. „skrzynkę”) i będą musieli pobrać z niej wystawione dla siebie faktury zakupowe.

Kolejna istotna informacja jest taka, że będą musieli Państwo przygotować swoje bazy danych klientów, by były zgodne z wymogami KseF. I tak w NIP klienta nie może być kresek (czyli nieprawidłowo 785-180-24-01, a prawidłowo 7851802401). Dodatkowo w każdym adresie klienta musi być podany kod kraju. Czyli w przypadku klienta z Polski musi być miejsce w Państwa programie na podanie symbolu PL. Przy czym nie chodzi o NIP z przedrostkiem PL, ale osobną informację o kodzie kraju. Mój program ma już takie pole, w którym mogę wpisać kod kraju, przy czym do tej pory wypełnialiśmy go wyłącznie dla odbiorców zagranicznych. Obecnie dla każdego odbiorcy należy uzupełnić w programie to pole.

Następna ważna informacja dotyczy przyjmowania faktur do systemu.

ksiegowasrem pl rysunek1

Rysunek obrazuje konta (tzw. skrzynki lub półki) w systemie. Każda skrzynka jest w systemie identyfikowana wyłącznie poprzez nr NIP. System nie będzie sprawdzał nazwy kontrahenta, adresu i innych danych. Faktura, która zostanie przez daną firmę wystawiona trafi do skrzynki wystawcy (zidentyfikowanego wyłącznie poprzez nr NIP) i do odbiorcy (zidentyfikowanego wyłącznie poprzez nr NIP). Jeśli wiec wystawiając fakturę pomylicie Państwo NIP i podacie NIP innej firmy, faktura trafi do podmiotu, który ma NIP podany na fakturze. System nie weryfikuje innych danych kontrahenta. Jedynym kryterium identyfikacyjnym jest nr NIP.

Na rysunku poza skrzynkami jest BRAMKA (wykładowca dzisiaj narysował nam również bramkarza w celu lepszego zrozumienia sytuacji :). Każda faktura wysłana do KseF będzie przechodziła weryfikację formalną zgodności faktury z wymogami systemu. Czyli, jeśli faktura wystawiona przez Państwa będzie zawierała np. NIP z kreskami, albo błędny NIP, albo nie będzie kodu kraju, albo będzie inny błąd w wystawieniu (musi być np. podany symbol waluty, nawet w przypadku wystawienia jej w zł), pewnie mogą być jeszcze inne nieprawidłowości, o których na ten moment nie wiem, BRAMKARZ nie przepuści tej faktury przez bramkę i nie trafi ona do KseF. Wówczas system wyśle komunikat o tym, że faktura (albo paczka faktur) nie została przyjęta do systemu, co oznacza, że odbiorca tej faktury nie otrzyma. W przypadku paczki faktur wystarczy, że jedna faktura jest wystawiona nieprawidłowo, a cała paczka będzie odrzucona.

Wykładowca zwrócił dziś również uwagę na to, że w Państwa skrzynce mogą się pojawiać faktury fałszywe. Wystarczy, że nieuczciwy podmiot założy działalność gospodarczą o np. nazwie „Ministerstwo do spraw KseF” i wyśle Wam fakturę ze swoim nr NIP i oczywiście swoim rachunkiem bankowym na kwotę np. ok. 200 zł z adnotacją, że jest to jakaś opłata administracyjna. Dlatego będziecie musieli Państwo analizować przychodzące do Państwa skrzynki faktury, my oczywiście będziemy je pobierać z systemu, ale obowiązek weryfikacji faktur będzie spoczywał na Państwu.

O karach za nie wysłanie faktury do KseF mimo takiego obowiązku nie piszę, bo do końca 2024 (albo 2025 – nie pamiętam) kar nie będzie, tylko pouczenia. Inne sprawy, więc wystawianie faktur korygujących, faktur zaliczkowych, faktur dla osób fizycznych, dla podmiotów zagranicznych, czy też otrzymane paragony, otrzymane faktury z zagranicy – to już będziemy wyjaśniać na bieżąco.

Z poważaniem
Alicja Pieczykolan
doradca podatkowy nr wpisu 10208

Scroll to Top