Szanowni klienci Centrum Księgowego Proefekt w Śremie
Od lipca 2024 podatnicy VAT, a od stycznia 2025 wszyscy podatnicy, będą musieli wystawiać swoje faktury w sposób jednolity, ustalony przez Ministerstwo Finansów. Faktury te podatnicy będą musieli wysyłać do tzw. KSeF (krajowy system e-faktur).
Powiem Państwu, jak ja to rozumiem (jestem świeżo po szkoleniu z KSeF).
KSeF to taka wirtualna skrzynka, gdzie będą przechowywane wszystkie faktury wystawione przez Państwa, jak również te, które ktoś dla Państwa wystawi (zakupowe). Znikną z obiegu tradycyjne faktury papierowe, oraz te, które obecnie są wystawiane w .pdf i wysyłane drogą mailowa.
Faktury będzie można wystawiać w programie do wystawiania faktur, który będzie przystosowany do:
1. wygenerowania faktury w postaci umożliwiającej wysyłkę do KSeF (format .xml)
2. wysyłki faktury do KseF (będzie można wysyłać pojedyncze faktury, jak również „zapakować” kilka/kilkanaście faktur w „paczkę” i wysłać całą paczkę do KSeF (np. wszystkie faktury wystawione danego dnia)
Wystawiona przez Państwa faktura trafi do Państwa skrzynki w KSeF i do skrzynki Państwa klienta (zidentyfikowanego po nr NIP)
Każda faktura wysłana do KSeF dostanie indywidualny nr KSeF. który to zastąpi, z tego co zrozumiałam na szkoleniu, tradycyjny nr faktury (ten tradycyjny nr faktury oczywiście też będzie widniał na fakturze, ale dla potrzeb księgowych trzeba będzie się posługiwać nr nadanym przez KseF)
Będziecie musieli Państwo zarejestrować się do KSeF (czyli założyć tę wirtualną skrzynkę). Prawdopodobnie przed lipcem 2024 będą informacje szczegółowe, jak to zrobić. Trzeba będzie wykorzystać do tego albo profil zaufany, albo podpis kwalifikowany (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą). Spółki (zarówno osobowe, jak i prawa handlowego) będą musiały wyrobić tzw. „pieczęć”, która umożliwi im założenie skrzynki, wysyłkę i odbiór faktur. „Pieczęć” to podobny system jak podpis kwalifikowany, z tym że podpis kwalifikowany upoważnia osobę fizyczną o konkretnym nr PESEL, a „pieczęć” upoważni spółkę (będzie przypisana do konkretnego nr NIP). „Pieczęć” będzie można wyrobić tam, gdzie wyrabia się podpis elektroniczny, lecz koszt wyrobienia będzie zdecydowanie wyższy (wyrobienie podpisu na 2 lata to koszt ok. 300 zł, wyrobienie pieczęci na 2 lata to koszt ok. 1300 zł)
Czyli założenie „wirtualnej skrzynki” leży po Państwa stronie, oczywiście jako biuro będziemy służyć w tym zakresie pomocą.
Następnie będziecie Państwo zobowiązani, do wysyłki do KSeF (tej nazwanej przeze mnie wirtualnej skrzynki) wszystkich swoich faktur sprzedażowych, oraz do pobierania z KseF swoich faktur zakupowych. Przy czym w przypadku pobrania, nie chodzi o wizualizację faktur, ale o pobranie pliku .xml z fakturami zakupowymi i sprzedażowymi, który następnie powinien trafić do biura rachunkowego.
Będziecie Państwo mogli upoważnić nasze biuro, by pobierało wasze faktury zakupowe z Państwa skrzynki w KseF. Wówczas, to my zaimportujemy faktury zakupowe bezpośrednio do naszego programu. Nie wiem jeszcze, w jaki sposób będziemy księgować zaimportowane Państwa faktury zakupowe, gdyż nie będą one opisane przez Państwa. Być może będziemy do państwa dzwonić, lub mailować w celu ustalenia, jak zaksięgować wydatek. Widzę problem w firmach deweloperskich, gdy zakupy dotyczą różnych budów. Prawdopodobnie będę musiała wyposażyć pracowników w podwójne monitory, by na jednym mieli podgląd faktury, a na drugim program księgowy (czyli zamiast oglądania wersji papierowej faktury, będziemy oglądać fakturę na drugim monitorze).
Natomiast Państwo chcąc np. dokonać płatności za fakturę otrzymaną od klienta, będziecie musieli zalogować się do skrzynki KseF, bo tylko tam zobaczycie fakturę i nr faktury nadany przez KSeF.
Nasze biuro będzie mogło nadal wystawiać dla niektórych z Państwa (tak jak dotychczas) faktury sprzedażowe i wysyłać je do KSeF, po oczywiście otrzymaniu od Państwa odpowiedniego upoważnienia. Tu potrzebny będzie aneks do umowy z biurem, gdyż będziemy podpisywać się pod tymi fakturami i jako biuro nie możemy brać odpowiedzialności za treści na fakturze (myślę, że polecenie wypisania faktury będzie musiało być do nas doręczone np. mailowo albo w innej formie pisemnej.
Natomiast Ci z Państwa, którzy samodzielnie będą wystawiać faktury, będą musieli samodzielnie je wysłać do KseF, a nam dać upoważnienie do pobrania tych faktur z KseF.
Mój program finansowo księgowy przygotowuje się do tego systemu, rozmawiałam z firmą FAKT, która zapewniła mnie, że do lipca zdążą, bo już teraz można pobrać wersję testową do testowania wysyłki i odbioru faktur z testowego serwera systemu KseF udostępnionego przez Ministerstwo finansów. Natomiast Ci z Państwa, którzy samodzielnie wystawiają swoje faktury sprzedażowe, będą musieli sprawdzić swoje programy do wystawiania faktur i zapytać o prace związane z wdrożeniem do KseF.
To tyle informacji wstępnych, z poważaniem
Alicja Pieczykolan
doradca podatkowy nr wpisu 10208